Kaupungin johtamista voi tarkastella sekä kertomuksina että kertomusten kamppailuina, joka tarjoaa mallin ymmärtää ristiriitojen sisältöjä ja sovitella niitä.

Käsittelen tässä artikkelissa mahdollisuuksia käyttää kertomusanalyysia työkaluna, jonka avulla tarkastella Helsingin kaupungin johtamista. Tällaista lähestymistapaa ei ole toistaiseksi hyödynnetty.

Oman pohdintani taustalla on pitkä kokemus Helsingin kaupungin hallinnosta. Idea johtamisen uskomuksien tarkasteluun syntyi jo työskennellessäni Helsingin kaupunginkanslian organisaatioyksikössä 2003–2011. Organisaatioyksikön vastuulla olivat kaupungin poikkihallinnolliset organisaatiouudistukset, ja vallitsevana uskomuksena oli tilaaja-tuottajamalli. Kaupungin toiminnan jakamisen tilaajiin ja tuottajiin ajateltiin tehostavan kaupungin tuottavuutta, kun tilaaja pääsee vertailemaan eri toimittajien tuotantokustannuksia ja palvelun laatua. Lisäksi malli pienensi kaupunkiorganisaation henkilömääriä.

Erityisen kiinnostavia ovat johtamisen ristiriitatilanteet, koska esimiehet, päälliköt ja johtajat käyttävät asemavaltaa. Vuonna 2017 toteutetun suuren organisaatiouudistuksen jälkeen Helsingin kaupungin organisaatiossa voidaan erottaa seitsemän hierarkiatasoa, joista ensimmäisellä on kansliapäällikkö tai pormestari. Hierarkia on syvin eri toimialoilla ja matalin kaupunginkansliassa. Syvä hierarkia vaikeuttaa johtamisen ongelmien tunnistamista, vaikka hyvää johtamista korostetaan henkilöstöhallinnon asiakirjoissa ja kaupunkistrategioissa. Kaupunki on julkaissut muun muassa hyvän ”johtamisen kulmakivet”, joiksi on määritelty näkemyksellisyys, innostus, linjakkuus ja toimeenpanokyky.

Kertomusanalyysi johtamisen työkaluna

Joona Jalavan diplomityö (2024) Kaupunkilaisen ja kaupunkilaisuuden narratiivit Helsingin kaavoituksen diskursseissa herätti kiinnostukseni käyttää juuri kertomusanalyysia työkaluna kaupungin johtamisen tarkasteluun. Lähestymistapa syveni Lieven Ameelin kirjan (2021) The Narrative Turn in Urban Planning – Plotting the Helsinki Waterfront myötä. Ameelin mukaan kertomus (narrative) ei ole sama asia kuin tarina (story). Tarina on kertojan mielessään muodostama tapahtumasarja. Kertomus kuvaa tapaa, jolla tarina kerrotaan. Sillä on asiayhteys, yleisö ja käyttötarkoitus. Kertomuksilla ei vain kuvailla tapahtumia, vaan pyritään vaikuttamaan käsitykseen todellisuudesta.

Helsingin johtamista on tutkittu muista näkökulmista jo aikaisemmin. Jouni Virtaharju tarkasteli etnografisessa tutkimuksessaan (2021) kaupunkiympäristötoimialan sekä kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan johtamisen haasteita. Helsingin kaupunginkanslian tilaama tutkimus liittyi vuoden 2017 organisaatiomuutoksen vaikutusten arviointiin. Koska organisaatiomuutoksessa siirryttiin virastoista toimialamalliin, tutkimus tehtiin havainnoimalla toimialojen johtoryhmien johtamistilanteita ja niissä ilmenneitä ongelmia vuosina 2018–2020. Virtaharju nostaa loppuraportissa esille organisaation vertikaalisen ja horisontaalisen integraation haasteen.

Nina Gros puolestaan analysoi raportissaan (2024) kaupungin operatiivisen johtamisen ongelmia. Hänen keskeisiä suosituksiaan on vahvistaa horisontaalisen johtamisen yhteensovittamista. Organisaation ylätasolla sitä voisi tehostaa täsmentämällä kansliapäällikön roolia ja kehittämällä kaupungin johtoryhmän toimintaa sekä yhteisen tilannekuvan hallintaa. Raportissa todetaan muun muassa, että ”akuutein haaste on strategisten tavoitteiden pilkkominen seurattaviksi ja toimeenpantaviksi vuositavoitteiksi sekä talouden ja toiminnan suunnitteluun liittyvien oletusten tuominen läpinäkyväksi”. Viimeksi mainitun tavoitteen voi katsoa liittyvän kertomuksiin.

Uskomukset strategiatyössä

Olin valmistelemassa Helsingin ensimmäistä hankintastrategiaa (2006) ja ensimmäistä palvelustrategiaa (2012). Tällöin kertyi kokemusta sekä strategian valmistelusta että sen toteutumisen seurannasta.

Työskentelin kiinteistöviraston tilakeskuksen kehittämispäällikkönä ja vuoden 2017 toimialamuutoksen jälkeen erityissuunnittelijana valmistelemassa kiinteistöstrategiaa ja sen toteuttamisohjelmaa. Asiakirja hyväksyttiin kaupunginhallituksessa 24.6.2019 nimellä ”kiinteistöpoliittinen ohjelma”. Pormestari Jan Vapaavuori oli pettynyt lopputulokseen, ja siksi samassa kaupunginhallituksen päätöksessä päätettiin, että kiinteistöstrategia valmistellaan uudelleen. Se hyväksyttiin kaupunginhallituksessa toimitilastrategiana 22.6.2020.

Näistä kokemuksista heräsi kiinnostus siiloutuneen ja hierarkkisen organisaation johtamisen erilaisiin uskomuksiin ja intresseihin, joista syntyy kiistoja esimiesten ja alaisten välillä.

Uskomusten merkityksen havaitsin jo toimiessani työryhmien sihteerinä organisaatiomuutoksissa. Neuvottelut kokousten välillä osoittivat, että osapuolilla oli erilaisia uskomuksia todellisuudesta sekä kaupungin kehittämisen tavoitteista ja keinoista.

Omassa määritelmässäni kertomus koostuu uskomuksista, intresseistä, ideoista ja faktoista. Kertomuskamppailuissa kohtaavat erilaiset uskomukset tai intressit, minkä seurauksia voi havainnoida erilaisina tunteina. Tunteita ovat muun muassa hämmennys, turhautuminen, pettymys, pelko tai viha. Kamppailut voivat olla kaupungin suunnittelijoiden ja asukkaiden välillä niin aggressiivisia, että suunnittelijat välttävät osallistumasta asukastilaisuuksiin, minkä seurauksena vuorovaikutus vaikeutuu. Työssä ja johtamistilanteissa voidaan havaita myös positiivisia tunteita kuten innostusta. Kamppailu on se kohta, jonka pitäisi herättää kiinnostus eri osapuolten ajattelun analyysiin. Kysymys kamppailuista liittyy olennaisesti kaupunkistrategiaan, jonka toteuttaminen on ollut keskeinen haaste organisaatiomuutoksen jälkeisinä kahtena valtuustokautena.

Pormestari Vapaavuoren kaudella 2017–2021 tavoitteita toteutettiin kärkihankkeiden kautta. Käytännössä nämä olivat ohjelmia, joista syntyi projekteja. Juhana Vartiaisen pormestarikaudella kaupunkistrategian toteuttaminen oli toimialojen vastuulla, mutta käytännössä tavoitteiden toteutumisen koordinointiin ei ollut varauduttu. Kun ongelmaan herättiin, johtoryhmän alaisuuteen muodostettiin ohjelmaryhmät, joiden tehtävänä oli parantaa poliittisen ja viranhaltijajohdon vuoropuhelua strategian toimeenpanon vauhdittamisessa ja keinojen yhteensovittamisessa. Kaupunkistrategiaa seurattiin viidellä strategisella poikkihallinnollisella ohjelmalla, joita olivat vastuullinen ja kestävä talous, kunnianhimoinen ilmastovastuu, viihtyisä kaupunki, segregaation ehkäiseminen ja henkilöstön saatavuus. Näillä ohjelmilla varmistettiin, että kaupunkistrategian edellyttämät toimet tunnistettiin ja toimeenpantiin. Ohjelmaryhmät pureutuvat viheliäisten kaupunkitason ongelmien ratkaisuun.

Kaupungin talouden prosessit muokkaavat johtamiseen liittyviä uskomuksia merkittävästi, koska prosessi toistuu vuosittain. Lisäksi talousarvion hyväksyminen marraskuun loppupuolella on valtuuston tärkein yksittäinen päätös. Prosessi alkaa tammikuussa toimintaympäristön analyysillä. Toimialat laativat ehdotuksensa talousarvioista toukokuuhun mennessä ja lähettävät sen kanslialle. Kaupunginkanslia tekee toimialojen taloudelle raamin, jossa kaupungin tulot ja menot pyritään tasapainottamaan. Keskeinen tavoite on talouden tasapaino. Kaupungin investoinnit tulisi kattaa toimintakatteella. Uusinvestoinnit on hyväksytettävä lautakunnilla.

Kohti ristiriitojen sovittelua

Strategisilla uusinvestoinneilla tavoitellaan kaupungin elinvoiman lisäämistä ja sitä kautta verotulojen lisäämistä. Talouden tasapainottamisella tarkoitetaan joko käyttömenojen vähentämistä tai tulopuolen kasvattamista. Vuosina 2009–2013 oli käytössä investointikatto, joka johti kaupungin toimitiloissa korjausvelan kasvuun. Tilanne toimitilarakennusten investointirahassa muuttui vasta 2017. Kaupunginkanslian ja kiinteistöviraston tilakeskuksen erilaiset narratiivit riittävästä investointitasosta ovat luettavissa vuoden 2015 tarkastuskertomuksesta.

Kiinnostavimmat hankeideat liittyvät kaupungin tulopohjan ja elinvoiman kasvattamiseen. Esimerkkinä tästä oli Guggenheim-hanke (arviolta 140–160 milj. €), jota ei koskaan toteutettu. Samassa aikaikkunassa suunniteltiin keskustakirjastohanketta, jonka hankesuunnitelma valmistui 2014. Sen investointikustannukset olivat 98 milj. euroa. Keskustakirjasto Oodin hankesuunnitelman investointipäätöksen yhteydessä 28.1.2015 hyväksyttiin myös keskustakirjaston toteuttamisen vaikutusten arviointi. Oodi valmistui 2018 joulukuussa. Guggenheim-museon sijaan Eteläsatamaan suunnitellaan nyt Arkkitehtuuri- ja designmuseota (noin 100 milj. euroa).

Tähän mennessä on osoittautunut, että nimenomaan elinvoima on kaupunkistrategian keskeinen, ellei tärkein yksittäinen näkökohta. Elinvoiman kasvattamiseksi tarkoitetut suunnitelmat ajautuvat usein ristiriitaan toisenlaisten hyvää kaupunkia koskevien näkemysten kanssa. Johtamisen ja suunnittelun kertomusten tarkastelu auttaa hahmottamaan tällaisia tilanteita, ja parhaimmillaan ne voisivat avata uudenlaisen lähestymistavan erilaisten uskomusten ja intressien yhteensovittamiseen. Lähestymistavan kehittäminen edellyttää erilaisten tapausten mallintamista ja vertailua. Menetelmän käyttö vaatii kehittämistä ja testausta. Hyödyllisiä tuloksia voitaisiin saavuttaa ristiriitojen sovittelussa.

Negatiivisten tunteiden syntyyn ja käsittelyyn on päästy tutustumaan kaupungin sisäilmaongelmien ratkaisu- ja viestintäprosessin kehittämisen yhteydessä, jolloin on kehitetty vuorovaikutusprosessia toimivampaan suuntaan. Valtuustokausi 2025–2029 muodostaa mallille sopivan tutkimuskohteen, jossa voidaan testata mallia sekä arvioida muutosta, muutokseen liittyviä kertomuksia ja kamppailuja.

Lähteet

Ameel, Lieven. (2021). The narrative turn in urban planning: Plotting the Helsinki waterfront. Abingdon, Oxon & New York: Routledge.

Gros, Nina. (2024). Helsingin kaupungin operatiivisen johtamisjärjestelmän nykytila ja suositukset. Sisäinen selvitys operatiivisen johtamisen uudistamiseksi. Helsingin kaupunki.

Helsingin kaupunki, arviointikertomus 2015. https://www.arviointikertomus.fi/sites/default/files/pdf/tarkastuslautakunnan_arviointikertomus_2015.pdf

Jalava, Joona. (2024). Kaupunkilaisen ja kaupunkilaisuuden narratiivit Helsingin kaavoituksen diskursseissa. Diplomityö, Aalto-yliopisto.

Juutistenaho, Olga. (2024). Monien tarinoiden kaupunki: narratiivit Helsingin ranta-alueiden suunnittelussa. Yhdyskuntasuunnittelu 2024/2–3.

Kiinteistöpoliittinen ohjelma. Kaupunginhallitus 24.6.2019.

Marja Salomaa (toim.), Helsingin Sanomat 24.6.2019. Vapaavuori: ”Tarvitaan iso systeemitason muutos”.

Toimitilastrategia. Kaupunginhallitus 22.6.2020.

Vapaavuori, Jan. (2022). Ensimmäinen pormestari. Otava.

Virtaharju, Jouni & Sorsa, Virpi. (2021). Etnografinen tutkimus Helsingin kaupungin johtamisjärjestelmän uudistuksesta. Hankkeen loppuraportti 8.1.2021. Hanken Svenska Handelshögskolan, Företagsledning och organisation.